Lastenheft-Konfigurator

Mara Hofacker,

Ohne externen Berater zum passenden ERP-System

Die Erstellung eines Lastenheftes ist noch immer ein zentraler Schritt bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Denn im Zuge einer ERP-Einführung müssen sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgebildet oder neu modelliert werden. Das macht es unerlässlich, im Vorfeld die spezifischen Anforderungen aller betroffenen Abteilungen zu sammeln.

Der Online-Lastenheft-Generator erpplanner.com führt die Beteiligten im Unternehmen wie bei einem Auto-Konfigurator durch alle Fragestellungen und erstellt so das Lastenheft. © erpplanner.com

Diese Aufgabenstellung wird aufgrund des Aufwands und mangelnder Erfahrung in den Abteilungen von vielen Unternehmen an Berater ausgelagert. Das ist kostenintensiv und erfordert die terminliche Abstimmung mit externen Personen. Abhilfe schafft „erpplanner.com“, ein Online-Lastenheft-Generator der Unternehmensberatung Evolvio, der die Beteiligten im Unternehmen wie bei einem Auto-Konfigurator durch alle Fragestellungen führt und so das Lastenheft in einem frei wählbaren Zeitraum erstellt. Dieses steht anschließend in Form eines offenen, bearbeitbaren Excel-Dokumentes zur Verfügung, das heruntergeladen, ergänzt und an in Frage kommende ERP-Anbieter geschickt werden kann.

Der kostenfreie „ERP Planner“ führt den Anwender in insgesamt sieben verschiedenen Kategorien schrittweise durch alle relevanten Fragestellungen, die es auf dem Weg zu der finalen Entscheidung für einen Software-Anbieter zu reflektieren gilt. Dies umfasst mitunter die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette, die Infrastruktur, den gegenwärtigen Einsatz von IT-Systemen und Digitalisierungstechnologien wie auch die funktionalen Anforderungen an das neue ERP-System und die notwendigen Schnittstellen.

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Im Vorfeld müssen die spezifischen Anforderungen aller Abteilungen gesammelt werden, damit die Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgebildet werden. © erpplanner.com

Der Fragenkatalog muss dabei nicht zwingend in einem Zug vollständig ausgefüllt werden, denn dank einer Speicherfunktion lässt sich die Bearbeitung zu jedem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen. Dies stellt eine gewissenhafte Beantwortung der Fragen sicher, denn der Anwender hat die Option, fehlende oder noch zu klärende Daten ohne Termindruck nachträglich zu vervollständigen. Zudem wird so einem Datenverlust vorgebeugt. Der aktuelle Bearbeitungsstatus der einzelnen Kategorien kann im sogenannten Cockpit eingesehen werden. Andernfalls hat der Anwender die Möglichkeit, auch bereits das erst teilausgefüllte Lastenheft zu generieren, denn die Ausgabe erfolgt in einer Excel-Datei, die sich auch zu einem späteren Zeitpunkt offline anpassen oder beispielsweise um Prozessdiagramme ergänzen lässt.

Der Fragenkatalog muss nicht zwingend in einem Zug vollständig ausgefüllt werden: Dank einer Speicherfunktion lässt sich die Bearbeitung zu jedem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen. © erpplanner.com

Ist der gesamte Fragenkatalog ausgefüllt, ist das Lastenheft fertig und eignet sich als digitale Ausschreibungsunterlage, um mit potenziell geeigneten ERP-Anbietern in Kontakt zu treten. Mit dem Programm kann sich ein Unternehmen zunächst ein Bild davon machen, welche Voraussetzungen die neue Software erfüllen muss, ohne ein finanzielles Risiko einzugehen.

Mit dem „ERP Planner“, einem Service der Unternehmensberatung Evolvio, der unter Mitwirkung von Experten der abas Software AG entstanden ist, knüpft abas an der Aufklärungskampagne „Digital or Dead“ an und empfiehlt mittelständischen Betrieben ein weiteres Hilfsmittel für den Weg zur Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse. Mit dem Lastenheft legen Unternehmen fest, inwieweit die neue Software Unterstützung bei der Umsetzung der Strategien wie auch Erreichung der Zielsetzungen leisten soll. Denn insbesondere im Zuge der IoT-Expansion wird die effiziente Organisation der Unternehmensprozesse zum bedeutenden Wettbewerbsvorteil.

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