Teil 4 - Implementierung

Wenn Prozesse laufen lernen

Die KW Automotive GmbH führt mit Sage b7 eine neue Software zur Steuerung der Unternehmensabläufe ein. Teil 4 der sechsteiligen SCOPE-Serie beschreibt das Vorgehen bei der Implementierung unter anderem am Beispiel der Multi-Company-Steuerung.

Die Implementierungsphase ist die erste Nagelprobe für das neue System. Nachdem alle Module der Software mit den in der Konzeptionsphase definierten Anpassungen eingespielt wurde, sind jetzt die Key-User an der Reihe. Ingo Eisen, COO bei KW Automotive erklärt: „In der Implementierungsphase prüfen unsere Key-User ganz detailliert für sämtliche Prozesse im Arbeitsalltag, wie die b7-Lösung unsere Anforderungen erfüllt. Dabei richten wir unsere Aufmerksamkeit besonders auf die für uns neuen Funktionen, wie etwa das Multi-Company-Modul, und auf die Anpassungen, die Sage nach unseren Vorgaben entwickelt hat.“

Da KW Automotive mit Unternehmensstandorten in Deutschland, Schweiz, Großbritannien und den USA weltweit aktiv ist, gehörte ein leistungsfähiges Multi-Company-Management zu den zentralen Anforderungen bei der Einführung der neuen Software. Bereits in der Konzeptionsphase wurde definiert, dass alle Artikel zentral im Mandanten KW GmbH geführt werden. Alle anderen Mandanten sind dieser „Masterfirma“ untergeordnet und greifen im Bereich des Teilestamms und der Stücklisten auf die zentralen Daten zu. Kunden- und Lieferanten-bezogene Daten hingegen werden bei den verschiedenen Mandanten geführt.

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Geht beispielsweise beim Mandanten KW Automotive (Schweiz) AG eine Kundenbestellung ein, fordert das System automatisch über eine so genannte Sonderbeschaffung die Produkte bei der KW Automotive GmbH in Deutschland an. Dort wird die Ware produziert, kommissioniert, ein Lieferschein erzeugt und elektronisch an den Mandanten KW (Schweiz) übermittelt. Hier verbucht das System einen Wareneingang. Parallel dazu wird bei KW Deutschland mit dem nächsten Rechnungslauf eine Rechnung über die gelieferten Waren an den Schweizer Mandanten gestellt – ebenfalls auf elektronischem Weg.

„Wir hätten auch die Möglichkeit gehabt, diesen Prozess als Streckengeschäft abzubilden. Doch aufgrund der besonderen steuerlichen und rechtlichen Anforderungen beim Export haben wir uns dafür entschieden, die Abrechnung und Lieferung an den Endkunden jeweils über die Landesgesellschaften vorzunehmen“, erklärt Ingo Eisen. Dabei wird die Rechnung an den Endkunden ebenfalls automatisch vom System erzeugt – je nach Kunde als Einzel- oder Sammelrechnung.

Während das Multi-Company-Modul bei KW Automotive komplett in der Standardvariante eingesetzt wird, waren an anderen Stellen Anpassungen erforderlich, die in der Implementierungsphase zu prüfen sind. Dazu gehört beispielsweise die Berechnung des möglichen Fertigungstermins über bis zu sechs Stufen der Stückliste hinweg. Auf dieser Basis können Vertriebsmitarbeiter im Gespräch mit dem Kunden sofort realistische, tagesgenaue Liefertermine nennen.

Vor der Abnahme der Anpassungen wurde außerdem die Dokumentation der einzelnen Abläufe genau unter die Lupe genommen. Denn nach der Implementierung steht die Testphase an, in deren Verlauf auch die Endanwender geschult werden. Und die Erfahrung zeigt: eine gute Dokumentation vereinfacht die Schulung und erhöht die Akzeptanz der neuen Lösung durch die Benutzer. kf

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