ERP-Einführung bei KW Automotive

Echtstart - "Stunde der Wahrheit"

Das Unternehmen KW Automotive hat mit Sage b7 eine neue Software zur Steuerung der Unternehmensabläufe eingeführt. SCOPE hat das Projekt mit einer sechsteiligen Artikelserie begleitet. Zum Abschluss sprach Chefredakteur Hajo Stotz mit Ingo Eisen, Chief Operating Officer, KW Automotive, und Christian Höher, Project Manager Enterprise Market bei Sage, über gemeinsam erreichte Ziele, bewältigte Hindernisse und die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt.

Ein Teil des Projektteams (von links nach rechts): Markus Tolnai (KW), Wolfgang Fritz (KW-Vertriebsleiter Innendienst), Harald Hager (Sage-Entwickler), Thomas Susenbeth (Sage-Berater), Andre Gacon (Sage-Entwickler), Thorsten Feldtmann (Sage-Entwickler), Ingo Eisen (KW-COO), Christian Höher (Sage-Projektmanager).

SCOPE: Anfang Dezember 2016 war es so weit: KW Automotive ging in den Echtbetrieb mit der neuen ERP-Software b7. Wie haben Sie diese Zeit erlebt?

Ingo Eisen: Im Geschäftsleben ist es ja oft wie beim Motorsport: Auf der Zielgeraden beginnt die nächste Runde. Für uns bedeutete das, dass wir nach Monaten der Projektarbeit ganz am Anfang einer völlig neuen Situation standen. Alles, was wir konzipiert, geplant, geprüft, geändert und wieder geprüft hatten, musste sich nun in der täglichen Praxis beweisen – unter Rennbedingungen sozusagen.

Christian Höher: Der Echtstart ist immer eine besondere Situation – die Stunde der Wahrheit eben. Denn auch der beste Test kann nie alle Eventualitäten des Alltags berücksichtigen.

SCOPE: Wo lagen denn die größten Herausforderungen und Überraschungen?

Eisen: Wie von Herrn Höher schon angedeutet, haben wir in den ersten Tagen nach dem Echtstart festgestellt, dass die neue Lösung zwar lief, aber noch nicht in allen Teilen voll renntauglich war. Das Projekt-Team musste an unterschiedlichen Stellen nachbessern. Das betraf zum einen die individuellen Anpassungen, die Sage für uns programmiert hat, und zum anderen unsere eigenen Prozesse, die wir geändert haben.

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Höher: Eine Schwierigkeit bestand darin, die Anpassungen im Bereich Mobile Lagerlogistik technisch so umzusetzen, dass sie unter Produktionsbedingungen mit der erforderlichen Performance laufen. Auf der anderen Seite hängt die Qualität der Daten in der mobilen Lagerlogistik natürlich auch davon ab, dass jede Lagerbewegung von den Mitarbeitern konsequent per Barcode-Scan erfasst wird. Daran muss man sich erst gewöhnen.

SCOPE: Wie haben Sie die Schwierigkeiten gemeistert?

Eisen: Für uns war es entscheidend, dass Sage schnell und unbürokratisch reagiert hat: Die erforderlichen Entwicklerressourcen zur technischen Optimierung der Lösung wurden ebenso unmittelbar bereitgestellt wie die Beratung bei der Umstellung der Abläufe in der täglichen Praxis. Auf dieser Basis haben wir die anstehenden Aufgaben besprochen und in enger Abstimmung und partnerschaftlicher Zusammenarbeit gelöst.

Höher: Natürlich war das für das gesamte Projekt-Team eine sehr intensive Phase. Der Schlüssel zum Erfolg war, dass wir als gesamtes Team immer lösungsorientiert zusammengearbeitet haben.

SCOPE: Und wie fällt die Gesamtbilanz des Einführungsprojekts nach den ersten Wochen mit dem neuen System aus?

Eisen: Wir haben unsere Ziele erreicht und damit die Grundlage geschaffen, um das weitere dynamische Wachstum unseres Unternehmens erfolgreich zu steuern.

Die Mobile Lagerlogistik beispielsweise gibt uns trotz der anfänglichen Schwierigkeiten im Prozess mehr Transparenz über Lagerbewegungen und Lagerbestände. Bis Ende Januar hatten wir bereits mehr als 25.000 Kommissioniervorgänge erfasst. Mit den so gewonnenen Daten können wir die Komplexität der logistischen Abläufe verringern und Aufträge schneller abarbeiten. Außerdem haben wir unseren Standort in der Schweiz, der früher auf einem eigenen System gearbeitet hat, als eigenen Mandanten in die neue Lösung integriert. Das vereinfacht Wartung und Pflege der Software. Darüber hinaus sind wir jetzt in der Lage, unternehmensübergreifende Geschäftsabläufe von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung über alle elf Mandanten hinweg effizienter abzuwickeln. Pro Tag werden so mehrere Hundert Aufträge vollautomatisch verarbeitet. Dafür sorgt die Multi-Company-Steuerung, die das Projekt-Team in enger Abstimmung mit den vielen verschiedenen Beteiligten implementiert hat.

SCOPE: Bleibt die Frage: Wie geht es weiter? Gibt es schon Planungen für den Ausbau der Lösung?

Eisen: In den nächsten Wochen und Monaten geht es jetzt erst einmal darum, Sage b7 noch besser kennenzulernen. Die Vorteile des einfacheren Handlings, die Möglichkeit, neue Berichte und Dashboards zu erstellen – da können wir sicher noch stärker profitieren, wenn wir das System besser kennen. Das gilt auch für die Dokumentation und Visualisierung von Prozessen in der ERP-Software. Aber natürlich denken wir schon weiter. Und wir haben auch schon konkrete Gespräche mit Sage geführt. Dabei geht es zum Beispiel um den Ausbau der Mobilen Lagerlogistik und der internen Logistik insgesamt im Zusammenhang mit der Erweiterung unserer Lager- und Versandkapazität.

Höher: Ein andere aktuelles Thema ist die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems d3 von unserem Partner d.velop. Auch die Integration der Software Bex für das Management der Ausfuhrkontrollmeldungen – ebenfalls eine Lösung eines Sage Partners – ist bereits geplant.

Eisen: Wie ich schon sagte: Auf der Zielgeraden beginnt die nächste Runde.

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