ERP-Lösung

Immer Licht im Projekt

Es ist nicht ganz leicht, ein größeres Untertagebauprojekt zu finden, in dem kein Fahrzeug des Lokomotivbauers Schöma zum Einsatz kommt. Vorläufiger Höhepunkt ist die Lieferung von 120 Zugmaschinen für den Bau des Gotthard-Basistunnels. Um die Risiken seiner komplexen Projekte zu beherrschen, hat der niedersächsische Auftragsfertiger das projektorientiert arbeitende Auftragsmanagementsystem ams ERP eingeführt.

Schömas Rückgrat bildet das Segment der Tunnellokomotiven.

In durchschnittlich drei Monaten fertigt Schöma kundenspezifisch ausgelegte Standardlokomotiven. Neuentwicklungen finden insbesondere bei den Rangierlokomotiven statt. Hier kommt das Unternehmen auf deutlich längere Durchlaufzeiten von bis zu neun Monaten. Schöma produziert rein auftragsbezogen. Fast alle Zugmaschinen werden in Kleinserien gefertigt. Hinzu kommen immer wieder auch Projekte mit der Losgröße 1. Diese betreffen Lokomotiven, die für den Einsatz in der Instandhaltung und im Rangierbetrieb bestimmt sind.

Das geschäftliche Rückgrat bildet jedoch das Segment der Tunnellokomotiven. Das Unternehmen organisiert sich über eine Werkstättenfertigung, die im Wesentlichen aus einer Dreherei, einer Brennerei, dem Rahmenbau, einer Elektrowerkstatt und der Montage besteht. Inhouse stellt der Maschinenbauer die Drehteile der Radsätze und den kompletten Rahmen her. Komponenten wie zum Beispiel Motor, Getriebe und Pumpen werden zugekauft und im eigenen Werk montiert.

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Quer über das gesamte Angebotsspektrum hinweg wächst die Komplexität der Aufträge. So zum Beispiel durch die Anforderungen in der Antriebstechnik, wo immer schärfere Abgasnormen zu einem fortwährenden Innovationsprozess führen. Parallel zu den technologischen Anforderungen wächst aber auch die betriebswirtschaftliche Komplexität der Aufträge. Unter anderem steigt die Zahl der Verträge, die den Rückkauf von Zugmaschinen vorsehen. Nach einer Generalüberholung bietet Schöma die zurückgenommenen Loks dann als Gebrauchtmaschinen an. Der Anteil der Wiederverkäufe am Gesamtgeschäft legt seit Jahren zu und beträgt inzwischen mehr als 30 Prozent.

„Unsere vorherige Business-IT kam den steigenden Anforderungen kaum noch hinterher“, erinnert sich Carsten Brendler, der neben seiner Rolle als Leiter Materialwirtschaft auch den Einsatz des ERP-Systems verantwortet. „Bis Ende 2014 hatten wir eine Software im Einsatz, die für das lagerbezogene Geschäft von Serienfertigern ausgelegt war. Mit unserem rein projektorientierten Vorgehen haben wir uns darin nie ausreichend wiedergefunden.“

Um dennoch die mit ihrer Projektarbeit einhergehenden Informationen erfassen zu können, wichen die einzelnen Arbeitsbereiche von den Prozessvorgaben des ERP-Systems ab und schufen sich zahlreiche Insellösungen. Entweder indem sie sich vorzugsweise per MS Excel eigene IT-Werkzeuge zulegten. Oder indem sie ihre Daten zwar im ERP erfassten, dies jedoch in einer Weise taten, die zunächst einmal nur für ihre eigene Arbeit einen Sinn ergab. Beispielsweise ließ es das System zu, negative Bestände zu buchen. Eine Information, die für die vor- und nachgelagerten Arbeitsbereiche dann kaum mehr sinnvoll zu interpretieren war. Auf diese Weise entstanden auch innerhalb des ERP-Systems mehr und mehr Insellösungen.

Vor dem Hintergrund dieser Fragmentierung trug das damalige ERP immer weniger dazu bei, die unternehmensweite Ressourcenplanung und die Zusammenarbeit in der Wertschöpfungskette zu unterstützen. „Auch aus Sicht des Managements war diese Situation nicht länger haltbar“, fügt Geschäftsführer Christoph Schöttler hinzu und erläutert: „Monatsabschlüsse zu erstellen oder belastbare Informationen zu unseren Halbfabrikate-Beständen zu bekommen, waren echte Kraftakte. Die erforderlichen Daten mussten wir per Hand aus einer Vielzahl von Einzellösungen heraussuchen. 2013 haben wir dann die Reißleine gezogen und uns für die Einführung einer neuen ERP-Lösung entschieden.“

Man entschied sich für ams ERP, das die ams Group ausschließlich für die Anforderungen der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung konzipiert hat. Zur Kapazitätsplanung nutzen die Niedersachsen die Strategische Planung von ams ERP. Hierbei handelt es sich um eine Grobplanung, mit der die Produktionsleitung ein neues Projekt unmittelbar nach dem Auftragseingang einlasten kann, auch wenn zu diesem frühen Zeitpunkt noch keine ausreichenden Feinplanungsdaten vorliegen.

Gute Strategie

Das Projektmanagement-ERP löst damit die Anforderung, dass die Stücklisten und Arbeitspläne erst nach und nach heranwachsen. Um dennoch gleich zum Projektstart die Kapazitäten zu sichern, legt Schöma die Stunden der am Projekt beteiligten Arbeitsbereiche in der Strategischen Planung fest. Die dahinterstehenden Arbeitsgänge werden erst im Zuge der weiteren Auftragsabwicklung ausdetailliert. Schrittweise löst dann die Feinplanung die Grobplanung ab. Um die laufenden Aufträge vorausschauend zu steuern, nutzt Schöma das Projekt-Controlling von ams ERP. Hier gehen stets die aktuellsten Auftragsdaten in die Berechnung ein. Online erhält der Lokomotivhersteller eine mitlaufende Kalkulation, die den Projektverantwortlichen aufzeigt, ob und inwieweit die Kostenentwicklung ihrer Aufträge noch mit dem Angebot übereinstimmt. Hierzu liefert ihnen die mitlaufende Kalkulation eine Voll- und Teilkostenbetrachtung über vier Deckungsbeitragsstufen. Und es weist auch prognostizierte Abweichungen aus. Dies ermöglicht
eine Hochrechnung des Ergebnisses zu jedem Zeitpunkt. „Das auftragsbegleitende Controlling bringt uns Planungssicherheit“, fast Christoph Schöttler zusammen. In ams ERP hat jede einzelne Zugmaschine nun ihre spezifische Auftragsstückliste, an die sich sämtliche Buchungen der an den Arbeiten beteiligten Bereiche knüpfen. „Mit ams ERP sehen wir Abweichungen bereits in ihrer Entstehungsphase. Diese Transparenz hilft uns, laufende Aufträge wirtschaftlicher abzuschließen und zukünftige Projekte attraktiver zu kalkulieren.“ ee

Cebit, Halle 5, Stand F17

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