Teil 1 - Die Ziele

„Einführung in sechs Meilensteinen“

Autos tiefer legen per App? KW Automotive macht’s möglich! Das Unternehmen ist ein Begriff für Auto-Tuning und Fahrzeugveredelung mit High-End-Fahrwerkstechnik. Nun führt KW Automotive mit Sage b7 eine neue Software zur Steuerung seiner Unternehmensabläufe ein. Scope begleitet das Einführungsprojekt in den nächsten Monaten mit einer sechsteiligen Artikelserie. Zum Auftakt sprach SCOPE-Chefredakteur Hajo Stotz mit Ingo Eisen, Chief Operating Officer bei KW Automotive, und Christian Höher, Project Manager Enterprise Market bei Sage, über die Ziele der Umstellung, die Kriterien bei der Softwareauswahl und die Meilensteine im Projektverlauf.

Christian Höher

SCOPE: Die Einführung einer neuen ERP-Software ist üblicherweise mit beträchtlichem Aufwand verbunden. Warum tun Sie sich das an, Herr Eisen?

Ingo Eisen

Ingo Eisen: Weil wir ein erfolgreiches und innovatives Unternehmen sind. Das bedeutet: Wir müssen ein starkes Wachstum managen. Inzwischen umfasst unser Angebot mehr als 20.000 Artikel, die sich aus mehr als 35.000 Komponenten und Baugruppen zusammensetzen. Gleichzeitig erwarten unsere Kunden beispielsweise, dass sie ihr Wunschfahrwerk für ihr Fahrzeug selbst online konfigurieren können. Mit der Einführung von Sage b7 wollen wir deshalb unsere Abläufe flexibler gestalten – insbesondere in der Logistik, bei der Kleinserien-Fertigung und in grenzüberschreitenden Intercompany-Prozessen.

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Christian Höher: Dazu muss man wissen, dass die KW Automotive GmbH schon seit vielen Jahren mit einer ERP-Software von Sage arbeitet. Allerdings ist dieses System inzwischen einfach in die Jahre gekommen und nicht mehr Stand der Technik. Die aktuelle Lösung Sage b7 enthält bereits im Standard viele Funktionen, die in der Vergangenheit durch individuelle Anpassungen bereitgestellt wurden. Dazu gehören beispielsweise der Einsatz von Scannern im Versand, Verfügbarkeitsberechnung über mehrere Stücklistenstufen hinweg und die Kommissionierlogik. Und wie seine Vorläufer ist das neue Release speziell zugeschnitten auf die Anforderungen in den Branchen: Apparatebau, Fahrzeugbau, Maschinenbau, metallbearbeitende und -verarbeitende Industrie, Anlagenbau, Kfz-Zulieferer, Technischer Handel und Kfz-Teilehandel.

SCOPE: Mit welchen konkreten Erwartungen hat KW Automotive Sie denn konfrontiert, Herr Höher?

Höher: Herr Eisen hat uns eine Liste mit fünf Optimierungsanforderungen vorgelegt. Dazu gehören eine höhere Performance, benutzerbezogene Übersichten mit aktuellen Auswertungen und Aufgaben, die beim Programmstart automatisch angezeigt werden, eine einfachere Handhabung von Anpassungen, mobile Lagerlogistik mit Scanner und vor allem: die übersichtliche Dokumentation sämtlicher Prozesse, die mit der Software abgebildet werden. Im Vorprojekt haben wir diese Ziele dann noch weiter konkretisiert.

SCOPE: Und wie kam es überhaupt zu der Entscheidung, auch die neue ERP-Lösung bei Sage zu kaufen?

Eisen: Natürlich haben wir bei der Suche nach einem neuen System erst einmal „ergebnisoffen“ recherchiert. Dabei zeigte sich sehr schnell, dass der Einführungsaufwand, von dem Sie eingangs sprachen, bei Systemen anderer Hersteller erheblich höher wäre als bei Sage b7.

Höher: Das liegt zum einen daran, dass die Datenmigration entfällt, die in anderen Projekten einen großen Teil des Aufwands ausmacht.

Eisen: Hinzu kam, dass Sage b7 den größten Teil unserer Anforderungen im Standard abdeckt. Und natürlich der Umstand, dass wir es bei Sage mit Ansprechpartnern zu tun haben, die ein mittelständisches Unternehmen wie KW Automotive als Partner auf Augenhöhe sehen und behandeln. Auf dieser Basis haben wir in einem Vorprojekt sehr schnell den Ist-Bestand des Systems erfasst und Sage hat dann einen Ablaufplan für das Projekt vorgelegt, der uns überzeugt hat.

Höher: Die große Herausforderung im Vorprojekt bestand darin, dass die zahlreichen Anpassungen im Vorgänger-system bei KW Automotive größtenteils nicht dokumentiert waren. Mit unserer detaillierten Kenntnis der Standard- Lösung konnten wir dennoch innerhalb von etwa vier Wochen einen Projektplan mit klaren Aussagen zu Aufwand und Kosten erstellen.

SCOPE: Und wie wollen Sie sicherstellen, dass dieser Plan auch eingehalten wird?

Höher: Dafür sorgt unsere Einführungsmethodik mit den sechs Meilensteinen: Initiierung, Analyse, Konzeption, Implementierung, Test und Echtstart. Letzterer ist übrigens am 31. Oktober 2016.

Eisen: Den ersten Meilenstein, die Abnahme der Initiierung, haben wir bereits termingerecht erreicht. Dazu gehörten der Projektplan, die Detailplanung, die Aufstellung des Teams und die Aufgabenverteilung sowie eine Kick-off-Veranstaltung. Der nächste Schritt ist die Analyse mit der Installation des Pilot-Systems und eingehender Untersuchung der bestehenden Abläufe.

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