Prüftermine sicherstellen

Mara Hofacker,

Mit diesen drei Tipps gelingt das Prüffristenmanagement

Produzierende Unternehmen, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen müssen im Tagesgeschäft vieles berücksichtigen und im Auge behalten: Betriebsgeräte und Anlagen müssen funktionieren, die Arbeitsplätze der Mitarbeiter sicher sein und Abläufe reibungslos ineinander greifen. Gerade um den Arbeitsschutz zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber Richtlinien erlassen, an die sich Unternehmer halten müssen. Doch die regelmäßigen Prüfungen und festgelegten Prüfintervalle sowie jede Menge Wartungsauflagen können Betriebe in Bedrängnis bringen: Sie sind zum einen mit einem hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Zum anderen steigen die Anforderungen kontinuierlich - Software kann helfen, Fehler zu vermeiden und den Überblick über die Pflichten zu bewahren.

© Fotolia / nd3000

Überblick, Planung, Dokumentation: Gutes Prüffristenmanagement beruht auf diesen drei Säulen. Wer diese berücksichtigt, hat bei einer anstehenden Betriebsprüfung oder Revision keine schlaflosen Nächte mehr. Software-Tools wie die der Hoppe Unternehmensberatung helfen Unternehmen, in diesem Bereich zeitgemäß aufgestellt zu sein:

1. Überblick über Inventar, Geräte und Fristen erhalten

Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Software hilft dabei, ein ausführliches Bestandsverzeichnis über alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu führen und schafft so die nötige Transparenz. Die Inventarsoftware erfasst darüber hinaus den Standort des Arbeitsmittels, die Garantiezeiten und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist. Daher ist die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Versicherungsnachweis geeignet. Wer den Überblick über sein Inventar, dessen Wert, über Neuanschaffungen und Verkäufe hat, der muss keine mehr Prüfung scheuen.

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Dass Maschinen und Anlagen regelmäßig überprüft werden müssen, ist kein Geheimnis. Doch daneben gibt es noch diverse andere überwachungsbedürftigen Betriebsmittel, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat: Elektrogeräte und Einsatzfahrzeuge, Regale, Leiterin – sogar Tore und Fenster unterliegen Prüffristen. Um hier den Überblick angesichts des Umfangs der prüfpflichtigen Geräte nicht zu verlieren, können Unternehmen einen Wartungsplaner einsetzen. Die Software erfasst die zu überprüfenden Gegenstände und Geräte und bietet diverse Detail-Funktionen. Die Mitarbeiter erhalten schnell einen Überblick über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine. So kann der wichtige Arbeitsschutz leicht gewährleistet werden.

2.  Vorbereitung und Planung

Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass Wartungsturnusse mit anderen Vorgängen kollidieren, Maschinen zu ungünstigen Zeiten aus der Produktion genommen werden oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues Timing mit der Instandhaltung, um Stillstände zu vermeiden.

Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung basiert auf der DIN EN ISO 9001. © Hoppe Unternehmensberatung

Ein Wartungsplaner hilft, die oft holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte zu glätten. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet - mit einer enstprechenden Software ein Kinderspiel. Hinzu kommt, dass die Prüfungen dann nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, da es keine Schnittstellenproblematik gibt. Die Fehleranfälligkeit sinkt.

3. Genaue Dokumentation der Prüfungen und Wartungen

Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, ist es notwendig, die Ergebnisse zu dokumentieren: Nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, so dass jeder Zugriff hat, der ihn benötigt. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst programmierten Excel-Tabellen wird zwar noch oft so gehandhabt, ist aber keine zeitgemäße Lösung mehr. Sie ist zeitintensiv und fehleranfällig, der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten sind enorm.

Die Wartungsplaner-Software macht die übersichtliche Erfassung von Störungen, Instandhaltungsarbeiten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen möglich. © Hoppe Unternehmensberatung

Eine Software erledigt das effizienter: Sie dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren, die Transparenz hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren.

Ein ganz wichtiger Faktor für Unternehmen abgesehen von der steigenden Effizienz der Abläufe: Die Software bietet eine rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Betrieb kann leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben und kann beweisen, dass genug getan wurde, um Maschinenausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.

Wartungsplaner und Inventarsoftware verhindern das gefürchtete Szenario, dass Maschinen stillstehen, weil ihr Reparaturstatus nicht bekannt oder der Betrieb auf eine anstehende Prüfung nicht vorbereitet war. Es kommt nicht zu Produktionsausfällen oder gestörten Produktionsketten. Ersatzteile liegen rechtzeitig vor, Reparaturen an Maschinen verzögern sich nicht. Optimale Voraussetzungen für die Sicherheit der Mitarbeiter: Unfälle und Ausfallzeiten werden minimiert.

Bußgelder wegen eines Verstoßes gegen Wartungsfristen oder ausgesetzter Versicherungsschutz: Unternehmer mit einer entsprechenden Software müssen sich über die Worst-Case-Szenarien keine Gedanken mehr machen. Mit diesem digitalisierten Prüf- und Wartungsmanagement wird ein zeitgemäßer und rechtskonformer Arbeitsschutz möglich, der einfach, sicher und wirtschaftlich ist.

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Wartungsplaner und Inventarsoftware

Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Er deckt alle Ansprüche in der Instandhaltung in einem System ab und macht die übersichtliche Erfassung von Störungen, Instandhaltungsarbeiten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen möglich. Integriert in die Software sind mobile Lösungen per Scanner oder App für iOS und Android. Um ausführliche Protokolle der Sicherheitsüberprüfungen zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen hinterlegt werden. Zur Optimierung von Prüfprozessen bietet das Tool Import- und Exportfunktionen. Berichte können mit wenigen Klicks via E-Mail, Dropbox, iTunes oder FTP-Server weitergeleitet werden. So werden die Vorteile elektronischen Prüffristenmanagements voll ausgeschöpft. Die Software reduziert den Aufwand der Administration von Wartungen auf ein Minimum, was Kapazitäten freisetzt und Geld spart. Sie stellt aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie sämtliche wirtschaftliche Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung, um den Optimierungsprozess im Betrieb voran zu treiben.  Zudem bietet sie Rechtssicherheit.

Die Inventarsoftware aus dem Hause Hoppe bietet eine einfache und übersichtliche Erfassung und Pflege der Inventarstammdaten. Sie erfüllt die Vorgaben des Handelsgesetzbuchs. Das Tool unterstützt die Arbeit im Team: Alle Anwender können via Netzwerk parallel arbeiten. Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – die Software kann alles abbilden. Darüber hinaus können Rundumbestände definierter Büros gezielt gemanaged werden. Um langes Suchen zu umgehen und tägliches Inventory Management zu vereinfachen, können via App erfasste Daten als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox verschickt werden. In der eigens von Hoppe entwickelten App für iOS und Android Betriebssysteme können zudem Bilder, Filme oder Sprachaufnahmen für einzelne Inventargüter hinterlegt werden. Die Inventarsoftware verfügt über umfangreiche Im- und Exportfunktionen für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.

Ulrich Hoppe, Senior Consultant Hoppe Unternehmensberatung Arbeitsschutz + Arbeitssicherheit. © Hoppe Unternehmensberatung

Ulrich Hoppe, Senior Consultant Hoppe Unternehmensberatung Arbeitsschutz + Arbeitssicherheit

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