Digitalisierte Personalakte

Andrea Gillhuber,

Vom Papierberg zur digitalen Ordnung

Die Digitalisierung beschränkt sich nicht nur auf die Produktion, auch andere Unternehmensbereiche sind davon betroffen. Mit den richtigen Betriebsmitteln lässt sich durch Digitalisierung auch der Personalbereich effizienter gestalten.
© Shutterstock / Alexander Supertramp

Richtig gemacht, erhöht eine konsequente Digitalisierung die Effizienz und reduziert Kosten. In der Personalabteilung gilt dies genauso wie in vielen anderen Bereichen von Unternehmen. Und je größer das Unternehmen ist, desto größer sind meist die Vorteile. Die Verantwortlichen im HR-Bereich des Technologiekonzerns Thales Deutschland sahen das genauso. Auf ihrem selbstgesteckten Weg vom „Papierberg zur digitalen Ordnung“ wollten sie nicht nur die alten Personalakten digitalisieren, sondern einen größeren Schritt in die digitale Welt tun und die HR-Prozesse durch ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement von Papier befreien. Heute sind bei Thales Deutschland darum Workday als HCM-Lösung, Escriba als Dokumentenerstellungs-System und Forpeople als digitale Personalakte im Einsatz. Das Digitalisierungsprojekt in der HR-Abteilung von Thales Deutschland haben zwei Verantwortliche gemeinsam vorangetrieben: Mathias Richter, HRIS & Process Analyst, sowie Leonie von Lenthe, HR-Prozessmanagerin. „Wir haben in Deutschland fünf Gesellschaften, acht Standorte und 3.000 Mitarbeiter“, zählt Richter auf. „Das führte bei uns als HR zu mehr als 400.000 Seiten Papier – in Aktenräumen mit 250 m² Grundfläche“, ergänzt von Lenthe. „Uns war klar: Zukunftsfähig werden wir nur durch eine konsequente Digitalisierung.“ Von Anfang an bestand der Plan darin, die Digitalisierung möglichst umfassend anzugehen. Nach einem Screening diverser Anbieter zeichnete sich aber auch ab, dass jeder Hersteller unterschiedliche Stärken mitbrachte. „Es wäre schwierig gewesen, die digitale Dokumentenerzeugung und die digitale Personalakte aus einer Hand zu beziehen“, erklärt Richter. So fiel die Wahl kurzerhand auf getrennte Anbieter. „Zuerst hatten wir schon die Entscheidung für Escriba als Dokumentenerstellungs-System getroffen. Und weil es für die Kombination der Lösungen bereits diverse Referenzen gab, fiel unsere Wahl bei der Personalakte auf Forpeople von Forcont. Das war für uns einfach die intuitivste Personalakte auf dem Markt.“

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Die Software speichert und verwaltet alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter in einer einzigen digitalen Akte, sodass alle personenbezogenen Daten für die Sachbearbeiter online direkt und vollständig zugänglich sind. Der Zugang zur digitalen Personalakte kann über Rechtefreigaben für unterschiedliche Benutzergruppen gesichert und der Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden. Die einfache Handhabung macht es den HR-Mitarbeitern bei Thales leicht, mit der Lösung zu arbeiten. Vorschaubilder gestatten beispielsweise ein einfaches, virtuelles Durchblättern der Dokumente, und eine Listenansicht gewährt eine schnelle Orientierung und einen Gesamteindruck über den Mitarbeiter.

Detailliertes Berechtigungskonzept
Im Januar 2017 ging die webbasierte und damit standortübergreifende Personalakte live – inklusive der Schnittstellen zu Escriba und SAP. „SAP spielt bei uns eine sehr wichtige Rolle, auch in Sachen Zeitwirtschaft und Payroll – das ist alles voll integriert“, erläutert Richter. So finden etwa beim Eintrittsprozess die Onboarding-Maßnahmen in SAP statt, von dort wird die Erstellung der Anstellungsverträge und des Infoschreibens an die Führungskräfte angestoßen. Der Anpassungsaufwand war bei der Implementierung der neuen digitalen Personalakte gering. „Bis auf ein oder zwei Zusatzfelder für einen Thales-internen Identifier beziehungsweise die Personalnummer nutzen wir Forpeople im Standard“, sagt von Lenthe. „Was davon abweicht, ist eigentlich nur die Schnittstelle zur Dokumentenerstellungslösung.“ Thales Deutschland hostet die digitale Personalakte selbst, aber dank der browserbasierten Software existiert ein standort-übergreifender Zugriff. Derzeit arbeiten rund 40 Nutzer aus der HR-Abteilung mit der Lösung. „Aber punktuell existieren auch Zugriffsrechte für Vorgesetzte, etwa wenn es um Zeugnisse geht oder um Fragen der Weiterentwicklung“, sagt von Lenthe. Dabei unterscheidet das Berechtigungskonzept sehr genau danach, zu welcher Gesellschaft und zu welchem Standort ein Mitarbeiter gehört und welche HR-Leute für ihn zuständig sind. „Sogar für Mitarbeiter ist ein temporärer Zugriff möglich, wenn sie interessehalber Einblick in ihre eigene Personalakte nehmen möchten“, so Richter. „Und auch diese Mitarbeiter, die unsere Lösung zu sehen bekommen, honorieren die Digitalisierung in der HR.“

Der Archivraum ist out

Ein Dokument erstellen mit Forpeople. © Forcont

Von Lenthe freut sich über die Erfolge der Digitalisierung: „Unsere HR-Prozesse sind in jedem Fall einfacher geworden. Es gibt kein Laufen zu den Archivräumen mehr und auch kein Ablegen in Papierakten. Viel erledigen wir heute einfach per Einscannen.“ Dabei zahlt sich auch die Desktop-Integration der neuen digitalen Personalakte aus. „Relevante E-Mails können wir zum Beispiel heute direkt in der digitalen Akte ablegen, ohne Medienbruch“, sagt Richter. Dabei muss die neue Lösung ein riesiges Spektrum unterschiedlicher Arbeitsverträge abbilden: „Da gibt es normale Mitarbeiter, tarifliche Mitarbeiter, außertarifliche Mitarbeiter“, erläutert Richter, „die Zahl an Varianten ist wirklich groß.“ Dennoch war der Schulungsbedarf überschaubar. „Wir versorgen unsere Anwender aus dem HR-Bereich mit Präsentationen und umfassenden User Guides“, so Richter, „aber das passiert innerhalb von nur zwei mal zwei Stunden.“ Von Lenthe pflichtet ihm bei: „Im Grunde läuft das total von selbst.“ Im Großen und Ganzen komme Thales Deutschland auch ohne Support aus. Es könne schon einmal passieren, dass der Storage-Speicher volllaufe, und selten gebe es vielleicht ein Problem mit Dokumentformaten, so von Lenthe. „Wenn wir noch Kontakt mit Forcont haben, dann eher wegen der Escriba-Schnittstelle, wegen Mengenaufträgen“, sagt sie. Ein großer Vorzug sei es, so Richter, nicht in Tickets gepresst zu werden: „Wir fühlen uns sehr gut aufgehoben – bei anderen externen Dienstleistern erleben wir das in dieser Form nicht.“

Die nächste Ausbaustufe der Digitalisierung erreicht

Der erste große Digitalisierungsschritt ist in der HR-Abteilung von Thales Deutschland jedenfalls gelungen: Das Allermeiste ist nun digitalisiert. „Unter vielen Dokumenten haben wir jetzt gescannte elektronische Unterschriften“, sagt Richter. „Nur seinen Arbeitsvertrag muss ein Mitarbeiter noch von Hand unterzeichnen.“

Leonie von Lenthe (links), HR-Prozessmanagerin bei Thales, und Mathias Richter, HRIS & Process Analyst bei Thales. © Thales

Mittlerweile haben von Lenthe und Richter schon die nächste Ausbaustufe erreicht. Im Sommer 2018 wurde in der Thales Gruppe weltweit das cloudbasierte Human Capital Management System Workday eingeführt, auf welches Mitarbeiter und Führungskräfte zugreifen können, um ihre persönlichen Daten einzusehen oder Prozesse anzustoßen. Um bestehende Prozesse in Verbindung mit der digitalen Personalakte nicht zu beeinflussen, war eine tiefgreifende Integration zwischen Workday und SAP nötig. Perspektivisch sollen sämtliche Prozesse, die mit einer Dokumentenerstellung in Verbindung stehen, nach Workday migriert werden, so dass erzeugte Mitarbeiter-Dokumente direkt von Workday in die bestehende Personalakte einfließen können. Dies wird aber erst in weiteren Ausbaustufen realisiert werden können.

„Eines steht jedoch fest: Nach den positiven Erfahrungen werden wir unsere digitale Personalakte jedenfalls behalten“, sagt von Lenthe.

Thomas Möller, freier Redakteur aus Offenbach / ag

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